Priorisez avec la matrice d’Eisenhower

Quand on ne sait plus où donner de la tête, la matrice d’Eisenhower est l’outil idéal pour redonner la priorité aux priorités. Si vous venez de rire, c’est que vous comprenez parfaitement ce que je viens de dire n’est-ce pas ? Grâce à cet outil génial et très simple à utiliser, vous allez (ré)apprendre quelles sont vos tâches prioritaires et lesquelles peuvent être déléguées ou tout simplement abandonnées.

Il m’est arrivé plusieurs fois de vous parler d’organisation sur ce blog, par exemple ici avec mes 3 astuces d’organisation préférées. Facile pour moi car j’ai un peu ça dans le sang. Mais même en étant de nature organisée, je ne dis jamais non à la découverte de nouveaux outils, surtout lorsqu’ils sont pertinents.

La matrice d’Eisenhower est de ceux là. J’ai découvert le concept dans le cadre de mon travail et je l’utilise régulièrement, au boulot ou à la maison. Faut dire qu’entre les enfants, l’association, mes activités d’élue, il est assez facile de s’y perdre et de ne plus discerner l’important de l’accessoire.

En quoi la matrice d’Eisenhower peut vous être utile ?

Vous vous sentez débordée et ne savez plus par où commencer. Déjà prendre le temps de vous asseoir pour poser tout ce que vous avez en tête ne pourra être que bénéfique, même si vous avez l’impression sur le moment de perdre du temps.

La matrice d’Eisenhower va vous permettre de déposer sur le papier toutes les tâches à effectuer puis de les classer selon deux critères : l’urgence et l’importance.

« Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent rarement important ».

Eisenhower, 34e président des Etats-Unis

Quand vous aurez ainsi classé toutes vos tâches à réaliser, vous verrez d’un seul coup d’oeil comment organiser votre temps, quelles tâches déléguer et même lesquelles abandonner. Magique !

Le classement est, cependant, hyper subjectif. La façon dont vous allez trier vos tâches n’est pas forcément celle qu’aurait choisi votre voisine de bureau ou votre mari. A priori, cela ne posera aucun souci mais c’est toujours bon à savoir pour anticiper si on vous demande de justifier vos choix.

Comment ça marche la matrice d’Eisenhower ?

La matrice d’Eisenhower est constituée de deux axes. L’axe horizontal représente l’urgence des tâches, l’axe vertical leur importance. Quatre zones se forment alors : pas urgent/pas important, pas urgent/important, urgent/pas important, urgent/important.

Définir l’urgent et l’important

Mais qu’est ce que veut dire important ? Qu’est ce que veut dire urgent ? L’important, selon la définition du dictionnaire, c’est ce dont la place, le rôle, l’intérêt ou les conséquences possibles sont considérables. L’urgent est ce dont on doit s’occuper sans retard. Bien souvent, cela correspond à des échéances de travail ou aux objectifs d’une personne tierce. Maintenant que cela doit vous paraitre plus clair, à vous de répartir vos tâches dans le tableau.

Une fois cela fait, vous allez voir se dessiner vos priorités. Mais le travail ne s’arrête pas là puisque cet outil vous dit quoi faire de vos tâches en fonction de leur place dans le tableau.

Priorité 1000 : Urgent et important

Votre attention se portera en priorité sur les tâches de cette catégorie.

La plupart du temps, ces tâches sont arrivées dans cette catégorie par manque d’anticipation ou parce qu’on a trop procrastiné. Arrêtez donc de repousser au lendemain vos tâches importantes pour vous enlever le stress de l’urgent.

Il peut s’agir des impôts ou d’une facture à payer avant échéance, d’une réparation sur la voiture ou d’un dossier à rendre dans quelques jours.

Priorité 100 : Important pas urgent

Les tâches importantes mais pas urgentes sont de deux natures. Il y a celles qui sont importantes à nos yeux mais leur côté non urgent nous pousse bien trop souvent à les laisser de côté. Des choses que l’on a envie de faire pour nous : un endroit à visiter, une activité à essayer, un livre à lire. Pour arrêter de passer à côté, programmez-vous des plages horaire dédiées. Un peu difficile au début mais vous ne pourrez rapidement plus vous en passer.

Il y aussi les tâches du quotidien qui, nous l’avons vu juste au dessus, généreront bientôt du stress en gagnant en urgence. Programmez-les tout de suite dans votre emploi du temps et bloquez leur un créneau. Payez les factures quand elles arrivent et entretenez correctement vos biens pour éviter les pépins par exemple.

Priorité 10 : Urgent pas important

Aïe, celles-ci sont les pires indéniablement. Il s’agit de toutes ces petites tâches qui vous désorganisent, toutes ces sollicitations extérieures qui tombent au mauvais moment : le texto de votre copine qui vous demande votre recette de brownie, l’institutrice de vos enfants qui a besoin que vous recouvriez les cahiers, votre chef qui vous demande une réponse immédiate…

Pour bien s’organiser, il faut parfois savoir refuser les sollicitations ou en tout cas savoir les différer. Les cahiers peuvent très bien attendre le week-end pour être couvert par exemple. Vous pourriez également déléguer certaines de ses tâches. Dans le cas des cahiers, vos enfants ou votre moitié pourraient probablement s’en occuper tout aussi bien que vous. Je conçois tout à fait qu’il est difficile de dire non mais si vous prenez le temps d’expliquer votre refus, je vous assure que cela passera comme une lettre à la poste.

Priorité 1 : Pas urgent pas important

Si vous avez des tâches dans cette case, autant vous dire que vous ne les ferez jamais. Sauf si éventuellement, vous étiez coincée dans une tempête de neige sans aucune autre occupation possible ! Ne vous encombrez pas l’esprit avec et consacrez-vous à ce qui est important à vos yeux. Vous n’êtes pas obligée de tout faire, tout le temps, lâchez du lest pour ce qui n’est ni important, ni urgent à vos yeux.

J’espère que cet outil vous sera aussi utile qu’à moi et que vous arriverez à vous en saisir et à créer rapidement votre propre matrice. Parce que c’est tellement agréable d’avoir une organisation qui roule, sans stress.

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